Qanday qilib professional elektron pochta yozish kerak (rasmlar bilan)

Mundarija:

Qanday qilib professional elektron pochta yozish kerak (rasmlar bilan)
Qanday qilib professional elektron pochta yozish kerak (rasmlar bilan)

Video: Qanday qilib professional elektron pochta yozish kerak (rasmlar bilan)

Video: Qanday qilib professional elektron pochta yozish kerak (rasmlar bilan)
Video: Elektron pochtadan "xat" yuborish! 2024, Qadam tashlamoq
Anonim

Elektron pochta - bu ishbilarmonlik aloqasining muhim qismi, shuning uchun uni to'g'ri qabul qilish juda muhimdir. E -pochtalar odatda xatlar kabi rasmiy bo'lmasa -da, ular hali ham professional bo'lishi kerak va siz va sizning biznesingiz, jamoangiz yoki pozitsiyangiz haqida yaxshi tasavvurga ega bo'lishi kerak. Odob -axloq qoidalariga mos keladigan elektron pochta xabarlarini yaratish va professionallikni ta'minlash uchun ushbu darslikdagi amallarni bajaring.

Qadamlar

4 -qismning 1 -qismi: elektron pochtaga murojaat qilish

Professional elektron pochta xabarini yozing 1 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 1 -qadam

Qadam 1. Sizning elektron pochta manzilingizni

Qabul qiluvchining elektron pochta manzilini Kimga maydoniga kiriting. Kontaktlarga javob berishni rag'batlantirish orqali elektron pochta orqali xabar yubormoqchi bo'lsangiz, Kimga maydonidan foydalaning.

  • Bu maydon xabar to'g'ridan -to'g'ri ta'sir qiladigan odamlar uchun. Agar kimdir sizning elektron pochtangizga javoban biror narsa qilishini kutayotgan bo'lsangiz, ular "Kimga" maydonida bo'lishi kerak.
  • Sizning elektron pochtangizning birinchi qatoriga "To" maydonidagi barcha odamlarni kiritish yaxshi bo'ladi. Shunday qilib, siz hammani suhbatga boshidanoq jalb qilasiz va suhbatda yana kimlar ishtirok etgani haqida hammaga xabar berasiz.
  • Agar siz "To" maydoniga to'rtdan ortiq odamni kiritgan bo'lsangiz, elektron pochtangizni "Salom jamoa yoki" Xayrli tong "bilan boshlang.
  • To maydonini xohlagancha manzil uchun ishlatish mumkin. Yodingizda bo'lsin, to'g'ridan -to'g'ri ishtirok etadigan va chora ko'rishi kerak bo'lgan har bir kishi "To" maydoniga kiritilishi kerak.
Professional elektron pochta xabarini yozing 2 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 2 -qadam

Qadam 2. Cc maydonidan foydalaning (ixtiyoriy)

Cc (yoki uglerod nusxasi) maydoni bu masalada javob berish yoki harakat qilish majburiyatisiz yoki boshqalarni "kuzatishda" ushlab turish usuli sifatida ishlatiladi. Tegishli ma'lumotlar yoki yangilanishlarni faqat ularni ko'rib chiqishga muhtoj bo'lgan bir qator sheriklarga tarqatish uchun ma'lumot maydonini shaxsiy ma'lumot sifatida tasavvur qiling. Cc maydoniga manzillarni qo'shish uchun faqat "Cc" maydonini bosing va kerakli manzilni kiriting.

Bir nechta sheriklar bilan aloqa o'rnatilganda, har bir qabul qiluvchi elektron pochta xabarlari ro'yxatiga kira oladi

Professional elektron pochta xabarini yozing 3 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 3 -qadam

Qadam 3. Bcc maydonidan foydalaning (ixtiyoriy)

Bcc maydonining asosiy maqsadi - bir -birini tanimaydigan kontaktlar guruhiga elektron pochta yuborish. Bcc maydoni (ko'r -ko'rona uglerodli nusxa ko'chirish) sizga xabarni kim olganini bilmasdan, bir nechta kontaktlarga xabar yuborish imkonini beradi. Bcc maydoniga manzillarni qo'shish uchun maydonni bosing va kiritishingiz kerak bo'lgan har bir elektron pochtani kiriting.

  • Bir -birini tanimaydigan bir nechta sheriklarga elektron pochta xabarini yuborish uchun Bcc maydonidan foydalaning. Bu qabul qiluvchilar ro'yxatini har bir qabul qiluvchiga emas, faqat jo'natuvchiga ko'rinadigan qilib saqlash orqali har bir oluvchining shaxsiy hayotini himoya qiladi.
  • Yuzlab odamlarga elektron pochta yuborishda Bcc maydonidan foydalaning.
  • Sizning kontaktlaringiz kimga elektron pochta xabarini Kimga yoki Cc maydonlarida yuborilgan bo'lsa ham ko'rishi mumkin, lekin Bcc maydonida emas.
Professional elektron pochta xabarini yozing 4 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 4 -qadam

Qadam 4. E -pochtaga javob bering Cc

Agar siz elektron pochta xabariga kirgan bo'lsangiz, ehtimol siz suhbatdoshlar qatoriga kirasiz va yuboruvchi sizdan hech kimdan javob izlamaydi yoki kutmaydi. Agar sizga javob kerak bo'lsa, javobingizning mohiyati va kimga tegishli ekanligini o'ylab ko'ring. Agar sizda faqat elektron pochta xabarining asl muallifi haqida eslatma bo'lsa, "Yuboruvchiga javob berish" ni tanlashingiz mumkin, yoki agar ma'lumot suhbatda qatnashganlarga tegishli bo'lsa, "Hammasiga javob berish".

  • Faqat sizning sharhlaringiz butun guruh uchun muhim bo'lganida "Hammaga javob berish" maydonidan foydalangan bo'lar edingiz.
  • E -pochtadagi barcha qabul qiluvchilarga javob berishda ehtiyot bo'ling. Iloji boricha, boshqa odamlarning kiruvchi qutilarini keraksiz ma'lumotlar bilan to'ldirishdan saqlaning.
Professional elektron pochta xabarini yozing 5 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 5 -qadam

Qadam 5. Bcc elektron pochtasiga javob bering

Agar siz Bcc elektron pochtasiga qo'shilgan bo'lsangiz, siz faqat elektron pochta xabarini jo'natuvchiga javob berish imkoniyatiga ega bo'lasiz va maxfiy xabarni olgan boshqa qabul qiluvchilar ro'yxatini ko'ra olmaysiz. Yuboruvchiga xat yozish uchun Javob berish tugmasini bosish kifoya.

Professional elektron pochta xabarini yozing 6 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 6 -qadam

6 -qadam. Qisqa va aniq mavzu sarlavhasidan foydalaning

E -pochtangizning mavzusi yoki tabiatini tasvirlash uchun iloji boricha kamroq so'zlardan foydalaning. Mavzuni bir yoki ikkita noaniq shartlar bilan to'ldirishning o'rniga, oluvchiga elektron pochtangizdan nimani kutish mumkinligini oldindan aytib bering. Aks holda, u kerakli darajada ta'sir qila olmaydi. E -pochtaga mavzuni haddan tashqari ko'p gapirmasdan etkazib berishda iloji boricha aniqroq bo'ling. Quyidagi kabi narsalarni sinab ko'ring:

  • "Rahbarlar uchrashuvining yangilanishi"
  • "Tushlik tanaffuslari bilan bog'liq muammo"
  • "12 -mart kuni bo'lib o'tgan uchrashuvlarning umumiy ko'rinishi"

4 -qismning 2 -qismi: elektron pochtani tuzish

Professional elektron pochta xabarini yozing 7 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 7 -qadam

Qadam 1. Standart tuzilishga rioya qiling

Professional elektron pochtaga murojaat qilganda, uni toza, qisqa va aniq saqlash muhim. Aytish kerak bo'lgan narsani ayting va uni saqlang. Siz o'zingiz uchun eng mos keladigan tuzilmani ishlab chiqishingiz mumkin. Bu erda ko'rib chiqilishi kerak bo'lgan asosiy tuzilma:

  • Sizning salomingiz
  • Xursandchilik
  • Sizning maqsadingiz
  • Harakatga chaqiruv
  • Yakunlovchi xabar
  • Sizning imzoingiz
Professional elektron pochta xabarini yozing 8 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 8 -qadam

2 -qadam. Salomingizni yozing

Ishlarni professional va murakkab saqlash uchun har doim elektron pochtangizni "Hurmatli janob Lu" kabi rasmiy tabrik bilan oching. Qabul qiluvchilar bilan bo'lgan munosabatlaringizga qarab, siz ularga kutilganidek murojaat qilishingiz mumkin, yoki butun ismi va unvoni, yoki faqat ismi. Agar siz u bilan ism -sharifga asoslanmagan bo'lsangiz, ularni xafa qilmaslik uchun familiyasini saqlang.

  • Agar sizning munosabatlaringiz tasodifiy bo'lsa, siz hatto "Salom Gabe" deb ayta olasiz. Ko'p hollarda oddiy "Aziz Mari" bilan ochish juda yaxshi. Agar sizning yozishmalaringizning tabiati biroz rasmiyroq bo'lishni talab qilsa, hamma narsani qisqa va shirin qilish uchun salom sifatida faqat qabul qiluvchining ismini ishlatish eng xavfsizdir.
  • Qabul qiluvchining ismini bilmasangiz, "Kimga tegishli bo'lishi mumkin" yoki "Hurmatli janob/xonim" dan foydalanishingiz mumkin.
  • Agar siz "Kimga" maydoniga kiritgan qabul qiluvchilar guruhiga elektron pochta xabarini yozayotgan bo'lsangiz va undan javob talab qilsangiz, ularni guruh sifatida kutib oling (agar qabul qiluvchilar soni to'rt yoki undan ko'p bo'lsa) yoki tabriknomaga ularning ismlarini kiriting..
  • Agar siz elektron pochta xabarlarini elektron pochta xabarlari bilan yuborsangiz, qabul qiluvchilar ko'p bo'lsa, butun guruhga murojaat qiling, aks holda tabriknomaga har bir qabul qiluvchining ismini kiriting.
  • Agar siz BCC bilan elektron pochta xabarini yubormoqchi bo'lsangiz, "Hammaga salom" kabi so'zlarni ochish orqali guruhga murojaat qiling.
  • Agar siz kimgadir birinchi marta elektron pochta xabarini yubormoqchi bo'lsangiz, kirish so'zlarini qisqacha yozing va bir jumlada kimligingizni bildiring. Masalan: "Siz bilan [X event] da uchrashganimdan xursand bo'ldim."
  • Agar siz kirish zarurligiga ishonchingiz komil bo'lmasa va siz oldin qabul qiluvchiga murojaat qilgan bo'lsangiz, lekin ular sizni eslab qolishlariga ishonchingiz komil bo'lmasa, siz elektron pochta imzoingizda o'z hisob ma'lumotingizni qoldirishingiz mumkin.
Professional elektron pochta xabarini yozing 9 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 9 -qadam

3 -qadam. O'zingizni darhol aniqlang

Ismingiz va rasmiy unvoningiz yoki lavozimingizni bildirish, qabul qiluvchiga xabarni kimdan kelganini taxmin qilishga hojat qoldirmasdan yordam beradi. Agar siz hech qachon ko'rmagan odamga yozayotgan bo'lsangiz, bu ayniqsa muhimdir. Sizning ismingiz ishchi elektron pochta manzilingizda bo'lsa ham, boshqa odamga sizning kimligingizni bildirish odatiy odobdir.

  • Umumiy aloqani yoki umumiy tajribani ta'kidlab, qabul qiluvchining qiziqishini uyg'oting ("Biz o'tgan yili Torontoda bo'lib o'tgan yillik ayollar konferentsiyasida uchrashdik").
  • Agar siz yozayotgan odam bilan tanish bo'lsangiz, kirish so'zini o'tkazib yuborish yaxshi.
Professional elektron pochta xabarini yozing 10 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 10 -qadam

Qadam 4. Qabul qiluvchiga qisqacha rahmat

Sizning o'quvchingiz band odam, shuning uchun sizning elektron pochtangizni o'qishga vaqt ajratganini tan olish - bu yoqimli ishoradir. Bundan tashqari, bu sizning yozish sababingiz haqida ularga ma'lumot berish uchun birinchi imkoniyat bo'ladi. "Tadqiqot uchun grant taklifimni ko'rib chiqqaningiz uchun tashakkur" qabul qiluvchiga bilishi kerak bo'lgan narsalarni aytib berishda do'stona ohangni bildiradi.

O'z minnatdorchiligingizni bildirish bilan elektron pochtani boshlash ham hurmatni namoyon etadi, bu esa xabarni sovuq yoki shaxssiz bo'lishini oldini oladi

Professional elektron pochta xabarini yozing 11 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 11 -qadam

Qadam 5. Sizning elektron pochta uchun sababini aytib

Agar siz aloqa liniyasini boshlayotgan bo'lsangiz, siz qabul qiluvchilarga elektron pochta nima bilan bog'liqligini aytib berishga mas'ulsiz. Maqsadni erta aniqlash juda muhimdir. Ishbilarmon sheriklar sizning elektron pochtangizni tezda o'qishni va maqsadga erishishni xohlashadi. O'zingizga savol bering, nima uchun uni yozyapsiz va nima uchun qabul qiluvchiga buni ko'rish kerak? Bu sizga bo'sh chitchat oldini olish va yanada professional elektron pochta uchun ta'qib o'ng kesib yordam beradi. Bu o'zingizga: "Bu elektron pochta haqiqatan ham kerakmi?" - deb so'rash uchun yaxshi vaqt. Shunga qaramay, faqat o'ta zarur bo'lgan elektron pochta xabarlarini yuborish, siz elektron pochta xabarini yuborayotgan odamga bo'lgan hurmatni ko'rsatadi. E -pochtangizni yozishga tayyor bo'lgach, quyidagicha boshlang.

  • "Men savol berish uchun yozyapman …"
  • "Men bu haqda yozyapman …"
  • "Iltimos, bu o'zgarishlarni ko'rib chiqish va o'z fikringizni bildirish uchun vaqt ajrating …"
Professional elektron pochta xabarini yozing 12 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 12 -qadam

Qadam 6. Qabul qiluvchiga rahmat (ixtiyoriy)

Agar siz mijozning so'roviga javob bersangiz yoki kimdir sizning elektron pochtangizga javob bersa, siz minnatdorchilik so'zidan boshlashingiz kerak. Masalan:

  • "Menga qaytib kelganingiz uchun tashakkur …"
  • "Bu masalaga e'tibor qaratganingiz uchun tashakkur …"
  • "Ocean Safari Scuba bilan bog'langaningiz uchun tashakkur …"
  • O'quvchiga minnatdorchilik bildirish - qabul qiluvchi bilan muloyim, professional va yaxshi munosabatda bo'lishning ajoyib usuli.
Professional elektron pochta xabarini yozing 13 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 13 -qadam

Qadam 7. E -pochtangizni qisqacha saqlang

Ishbilarmonlik elektron pochta xabarlari bilan qancha kam qo'shsangiz, shuncha yaxshi bo'ladi. Siz yuborgan har bir elektron pochtani faqat bitta narsaga aylantiring. Agar siz boshqa loyiha haqida gaplashmoqchi bo'lsangiz, boshqa elektron pochta xabarini yozing.

  • Sizga kerak bo'lgan hamma narsani atigi besh jumlada etkazishga harakat qiling. Siz aytishingiz kerak bo'lgan hamma narsani ayting va bundan ortiq emas. Ba'zida elektron pochtangizni atigi besh jumla bilan chegaralash imkonsiz bo'ladi. Agar sizga qo'shimcha ma'lumot kerak bo'lsa, tashvishlanmang.
  • E -pochtangizga barcha kerakli ma'lumotlarni va qabul qiluvchilardan talab qilinadigan hamma narsani kiriting.
Professional elektron pochta xabarini yozing 14 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 14 -qadam

Qadam 8. Harakatga chaqiruvni qo'shing (ixtiyoriy)

Agar sizga qabul qiluvchiga biror narsa qilish kerak bo'lsa, ular nima qilishni va qachon qilishni bilishadi deb o'ylamang. Sizga nima kerakligini aniq belgilab, ularga yordam bering. Biror narsani ayting:

  • "Payshanba kunigacha menga o'sha fayllarni yubora olasizmi?"
  • "Buni keyingi ikki hafta ichida yozib bera olasizmi?"
  • "Iltimos, Tomasga bu haqda yozing va buni qilganingizda menga xabar bering."
  • Sizning so'rovingizni savol sifatida tuzish javobni rag'batlantiradi. Siz: "Buni qilganingizda menga xabar bering", deb ayta olasiz.
Professional elektron pochta xabarini yozing 15 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 15 -qadam

Qadam 9. Qabul qiluvchiga ular qanday kuzatilishini kutayotganingizni ayting

Endi siz harakatga chorlashni taklif qildingiz, o'quvchingizga to'g'ri yo'nalishda turtki bering. Moliyaviy hisobotni ko'rib chiqish so'rovi, masalan, "bu raqamlar haqida o'z fikringizni bildiring" kabi iltijo bilan birga bo'lishi mumkin. Shunday qilib, boshqa tomon ularga berilgan ma'lumot bilan nima qilish kerakligini o'ylab qolmaydi.

  • Siz eshitmoqchi bo'lgan aniq bir vaqt oralig'ini taklif qilsangiz ("agar biz bu hujjatlarni payshanba kuni yig'ilishdan oldin tashkil qilsak yaxshi bo'lardi") javob tezroq bo'lishi mumkin.
  • Muhim elektron pochta xabarlariga 24 soat ichida javob berishga harakat qiling.
Professional elektron pochta xabarini yozing 16 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 16 -qadam

10. qadam

E -pochtangizni professional saqlash uchun elektron pochtangizni o'quvchingizga yana bir rahmat yoki rasmiy xayrlashuv bilan yakunlang, masalan:

  • "Sabr -toqat va hamkorlik uchun rahmat"
  • "E'tiboringiz uchun tashakkur"
  • "Agar sizda biron bir savol yoki tashvish bo'lsa, menga xabar berishdan tortinmang"
  • "Sizdan xabar kutib qolaman".
  • E -pochtangizni "Hurmat bilan" yoki "Hurmat bilan" kabi ismingiz oldidan to'g'ri yopish bilan tugating.
  • O'quvchi bilan yaxshi do'st bo'lmaguningizcha, "Salom" kabi tasodifiy yopilishlardan saqlaning, chunki bu turdagi yopilishlar kam professional.
Professional elektron pochta xabarini yozing 17 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 17 -qadam

11 -qadam Ismingizni imzolang

Professional elektron pochtada sizning imzoingiz quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

  • Ismingiz.
  • Sizning ish unvoningiz.
  • Sizning veb -saytingizga havola.
  • Ijtimoiy tarmoqlardagi akkauntlarga havolalar (ixtiyoriy).
  • Kerakli aloqa ma'lumotlari.
Professional elektron pochta xabarini yozing 18 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 18 -qadam

12 -qadam. Maxsus imzo bilan tizimdan chiqing

E -pochtaning pastki qismidagi imzo qabul qiluvchiga sizning kimligingiz haqidagi barcha kerakli ma'lumotlarni taqdim etishi kerak, shuning uchun o'zingizni xabarlar bilan tanishtirishning hojati yo'q. To'liq ismingiz, kompaniyangiz nomi, unvoningiz yoki lavozimingiz, afzal ko'rgan elektron pochta manzilingiz va sizga to'g'ridan -to'g'ri bog'lanish mumkin bo'lgan telefon raqamini kiritganingizga ishonch hosil qiling.

  • O'zingizni muammolardan qutqarish uchun, o'zingizning elektron pochta platformangizda shaxsiy imzoingizni saqlang, shunda u keyingi xabarlarda avtomatik tarzda ko'rsatiladi.
  • Ijtimoiy tarmoqlardagi akkauntlaringizga havolalarni taqdim etish notanish kontaktlarga siz haqingizda to'liq tasavvur beradi.
  • Imzoingizni keraksiz tafsilotlar, tirnoq yoki grafikalar bilan to'ldirmang.

4 -qismning 3 -qismi: E -pochtaning professionalligini ta'minlash

Professional elektron pochta xabarini yozing 19 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 19 -qadam

Qadam 1. Professional ohangni saqlang

Ishbilarmonlik elektron pochta xabarlarini jo'natayotganda, chalkashlik va noto'g'ri talqinni oldini olish uchun, ayniqsa, siz ishlatadigan tilni esdan chiqarmaslik kerak. Umuman olganda, siz elektron pochta xabarida xo'jayiningizga yoki hamkasblaringizga shaxsan aytmagan narsani aytmasligingiz kerak. Sizning so'zlaringiz har doim xotirjam, muloyim va xushmuomala bo'lishi kerak, hatto siz o'zingizni bunday his qilmaysiz.

  • E -pochtangizni yozganingizdan so'ng, to'g'ri ohangni olganingizni aniqlash uchun uni o'zingiz o'qing.
  • Aytish kerakki, har qanday jarangli so'zlarni ishlatishdan saqlaning.
  • Hazil ko'pincha ish joyida qimmatli sifat bo'lsa-da, ish bilan bog'liq elektron pochta xabarlari, odatda, buning uchun to'g'ri vosita emas.
Professional elektron pochta xabarini yozing 20 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 20 -qadam

Qadam 2. Avval eng muhim ma'lumotlarni taqdim eting

Yuqorida aytib o'tilganidek, siz qabul qiluvchining plyonkasida juda ko'p narsa bor deb o'ylashingiz va ko'p vaqt sarflamaslikka harakat qilishingiz kerak. E'tiborlari uchun ularga minnatdorchilik bildirgandan so'ng, to'g'ridan -to'g'ri gapga kiring. So'zlarni chalg'itmang yoki haddan tashqari batafsil tanishtirishga ehtiyoj sezmang. Oddiy yozishmalardan farqli o'laroq, professional elektron pochta xabarlari muloyim, ammo to'g'ridan -to'g'ri bo'lishi kerak.

  • "Siz a'zoligingiz muddati tugaganligini va a'zolik imtiyozlarini olishni davom ettirishdan oldin uni shaxsan yangilashingiz kerakligini sizga xabar berish uchun yozyapman" kabi kirish jumlasini ko'ring. Shundan so'ng, qabul qiluvchiga chora ko'rish uchun kerak bo'lgan barcha kerakli ma'lumotlarni kuzatib borishingiz mumkin.
  • Ko'p odamlar har bir so'zni o'qishdan ko'ra, elektron pochta xabarlarini skanerlashga moyil. Sizning asosiy maqsadingiz boshlanishiga qanchalik yaqin bo'lsa, qabul qiluvchingiz uni qabul qilish ehtimoli shunchalik yuqori bo'ladi.
Professional elektron pochta xabarini yozing 21 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 21 -qadam

Qadam 3. Xabarning qolgan qismini qisqa qilib yozing

Maqsadingizni aytgandan so'ng, maqsadsiz yurishning ma'nosi yo'q. Qolgan joyingiz bilan, aytib o'tishga arziydigan boshqa tafsilotlarni keltiring. Har doim qisqa, sodda so'zlar va iboralarni ishlatib, ma'noni iloji boricha izohlang.

  • "Besh jumlali qoida" ga e'tibor bering-besh jumladan qisqa bo'lgan xabarlar tez yoki qo'pol bo'lib chiqishi mumkin, besh jumladan uzunroq narsa esa o'quvchining e'tiborini yo'qotishi mumkin.
  • Agar biron sababga ko'ra siz katta hajmdagi ma'lumotlarni kiritishingiz kerak bo'lsa, uni alohida ilova sifatida bajaring.
Professional elektron pochta xabarini yozing 22 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 22 -qadam

Qadam 4. Aniq fikr yoki talabni etkazing

Yozish sababini aytganingizdan so'ng, o'quvchingizga qanday javob berishini aniq ayting. Agar ular bilishi kerak bo'lgan biror narsa bo'lsa, ularga ayting; agar biror narsa qilishlari kerak bo'lsa, ulardan so'rang. Sizning xabaringizni o'qishni tugatgandan so'ng, qabul qiluvchingiz javob yozishga tayyor bo'lishi kerak.

  • Tajribali kommunikatorlar buni "harakatga chaqiruv" deb atashadi va bu sizning muloqotingiz aniq maqsadga ega bo'lishini ta'minlashning yaxshi usuli.
  • Professional elektron pochtada harakatga chaqiruv "bu elektron pochta bilan ta'minlangan xavfsizlik raqamini eslab qolish juda muhim" yoki "oy oxirigacha yozgi mavjudligingizni yangilang" kabi so'zlarni bildirishi mumkin.
Professional elektron pochta xabarini yozing 23 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 23 -qadam

Qadam 5. E -pochtangizni bitta mavzu bilan cheklang

Qabul qiluvchiga birdaniga juda ko'p ma'lumot bilan duch kelsangiz, ular o'zlarini g'azablantirishi mumkin. E -pochtangiz doirasini bir yoki ikkita tegishli mavzu bilan cheklash yaxshidir. Bu nafaqat o'quvchiga nima bo'layotganini tezroq tushunishga imkon beradi, balki xabaringizni qisqacha saqlashga yordam beradi.

Bir nechta elektron pochta uchun bir nechta mavzu yoki so'rovlar saqlanishi kerak

4dan 4 qism: elektron pochta xabarini yuborish

Professional elektron pochta xabarini yozing 24 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 24 -qadam

Qadam 1. E -pochtangizni yuborishdan oldin uni tekshiring

Xatingizni noto'g'ri yozish, noto'g'ri yozish yoki tushunarsiz jumlalar yo'qligiga ishonch hosil qilish uchun o'z xabaringizni yaxshilab ko'rib chiqing. Ehtiyotsiz xatolar sizni va siz vakili bo'lgan kompaniyani yomon aks ettirishi mumkin.

  • Tasodifiy xatolarga yo'l qo'ymaslik uchun elektron pochta platformangizning imlo tekshiruvi xususiyatidan foydalaning.
  • Siz shuningdek, elektron pochtangiz hazm qilishni osonlashtirishi mumkin bo'lgan formatlashda so'nggi daqiqalarni o'zgartirish uchun vaqt ajratishingiz mumkin.
Professional elektron pochta xabarini yozing 25 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 25 -qadam

Qadam 2. iloji bo'lsa, elektron pochtangizni soddalashtiring

Yodingizda bo'lsin, sizning qabul qiluvchilaringiz band va ular elektron pochta xabarini tezda olishni xohlashadi. Bir qadam orqaga qayting va elektron pochtangizni baholang. Bu erda e'tiborga olish kerak bo'lgan ba'zi narsalar:

  • Qisqa jumlalar, so'zlar va paragraflardan foydalaning. Bu elektron pochtani tez va oson o'qilishi va tushunilishiga yordam beradi.
  • Agar so'zni kesish mumkin bo'lsa, uni kesib tashlang. Iloji boricha qisqa jumlalarni qisqartiring.
Professional elektron pochta xabarini yozing 26 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 26 -qadam

Qadam 3. E -pochtangizga yaxshilab tuzatish bering

Professional elektron pochta xabarlari ehtiyotkorlik bilan tekshirishni talab qiladi. E -pochtangizni ovoz chiqarib o'qing. Bu sizga ko'p imlo va grammatik xatolarni tuzatishga yordam beradi. O'zingizdan so'rang:

  • Mening elektron pochtam aniqmi?
  • Mening elektron pochtam noto'g'ri tushunilgan bo'lishi mumkinmi?
  • Qabul qiluvchining o'rnida bo'lsam qanday bo'lardi?
Professional elektron pochta xabarini yozing 27 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 27 -qadam

Qadam 4. Buni professional darajada saqlang

Professional elektron pochtangizda sizning shaxsingizni ko'rsatishingiz shart emas. Agar xohlasangiz, uni yozish uslubingiz orqali aniq ko'rsatishga ruxsat berishingiz mumkin, lekin kulgichlar, chat qisqartmalari (LOL kabi) yoki rang -barang shriftlar va fonlardan uzoq turing.

  • Siz yozayotgan odamning elektron pochta tilini aks ettirganingizda, kulgichlar yoki chat qisqartmalaridan foydalanishning yagona vaqti.
  • Siz gapirgandek yozing. Bu sizga elektron pochtangizni qisqa, do'stona va yoqimli saqlashga yordam beradi.
  • Qabul qiluvchiga shaxsan aytmaydigan elektron pochtada hech narsa demang.
Professional elektron pochta xabarini yozing 28 -qadam
Professional elektron pochta xabarini yozing 28 -qadam

Qadam 5. E -pochtangizni yuboring

Siz elektron pochtani tekshirib, barcha kerakli ma'lumotlarni kiritganingizdan va har bir qabul qiluvchini tegishli maydonga qo'shganingizdan so'ng, yuborish tugmasini bosing.

Video - bu xizmatdan foydalanib, ba'zi ma'lumotlar YouTube bilan bo'lishishi mumkin

Maslahatlar

  • Esda tutingki, odamlar elektron pochta xabarlarini tez o'qishni xohlashadi, shuning uchun jumlalaringizni qisqa va tushunarli qiling.
  • Agar siz qabul qiluvchingiz yoki uning ishi haqida ijobiy gapira olsangiz, shunday qiling. Sizning so'zlaringiz behuda ketmaydi.
  • Imzo qo'ying. Bu har bir elektron pochtaga kiritilishi kerak bo'lgan ma'lumot almashishning qisqa usuli. Ushbu ma'lumotni imzoingizga qo'yib, siz elektron pochta xabarlarini qisqartirasiz.
  • Agar qabul qiluvchi sizga biron -bir tarzda yordam bergan bo'lsa, ularga minnatdorchilik bildirishni unutmang. Buni sizga yordam berish ularning vazifasi bo'lsa ham qilishingiz kerak.
  • Elektron pochta xabarlarini yaxshiroq yozishni xohlaysizmi? Xabaringizni xuddi bosh direktorga yuborilgandek yozishga harakat qiling. Bu sizning ohangingiz va tilingizni izchil va professional saqlashga yordam beradi.
  • O'zingiz va kompaniyangizning professional qiyofasini taqdim etish uchun grammatika, imlo va tinish belgilariga diqqat bilan e'tibor bering.
  • Kirish so'zlarini xuddi yuzma-yuz gapirayotgandek yozib, qisqacha yozing.
  • Yozishni boshlashdan oldin, elektron pochta kerakmi yoki yo'qligini aniqlash uchun bir oz vaqt ajrating. Ko'p hollarda, xuddi shu ma'lumotni oddiy telefon qo'ng'irog'i yoki boshqa bo'limga qisqa yurish orqali etkazish mumkin.
  • "Iltimos" va "rahmat" aytishni unutmang. Yaxshi xulq -atvor munosabatlarida odob -axloq katta rol o'ynaydi.
  • Tekshirishni tugatgandan so'ng, qabul qiluvchining manzilini kiriting. Bu sizga xatni tugatmasdan tasodifan yuborishdan saqlaydi.
  • Samarali elektron pochta xabarlarini yozish hamma narsaga o'xshaydi. Qancha ko'p mashq qilsangiz, shuncha yaxshi bo'ladi.

Ogohlantirishlar

  • Cc maydonida ehtiyot bo'ling. Agar siz bir -biringizni bilmaydigan, lekin hamma ma'lumotni bilishi kerak bo'lgan ko'plab kontaktlarga elektron pochta xabarlarini yuborsangiz, ularning maxfiyligini himoya qilish uchun Bcc maydonidan foydalanganingizga ishonch hosil qiling.
  • Hammaga javob berish variantidan tejamli foydalaning. Javobingizni faqat bilishi kerak bo'lganlarga yuboring.
  • Rasmiy bo'lmagan matnli jargon yoki qisqartirishlardan saqlaning ("LOL", "ICYMI", "TTYL va boshqalar"). Bu o'quvchilarni ish bilan bog'liq elektron pochtada chalkashtirib yuborishi mumkin.
  • Xabaringizni hamma katta yoki kichik harflar bilan yozmang.

Tavsiya: