Hech kim maqsadsiz davom etadigan uchrashuvni yoqtirmaydi. Agar siz kun tartibini yozishga mas'ul bo'lsangiz, aniq ssenariyni yozib, nimani yoritishni va har bir mavzuga qancha vaqt sarflashingizni aniqlab, ushbu stsenariydan qoching. Reja tuzib, unga amal qilib, siz ko'proq narsani amalga oshirasiz va hamkasblaringizning qimmatli vaqtini behuda sarflamaysiz.
Qadamlar
Kun tartibi bo'yicha yordam
Uchrashuv kun tartibi
3dan 1 qismi: Asosiy reja ustida ishlash
Qadam 1. Hamkasblaringizdan ma'lumot so'rang
Odamlar, agar kun tartibida o'z fikrlarini bildirsalar, uchrashuvga ko'proq jalb qilinadi. Nimalarni kiritish kerakligi haqida takliflar so'rang va ulardan ba'zilarini kun tartibingizga qo'shishga harakat qiling.
- Siz oldindan elektron pochta xabarini yuborishingiz yoki odamlarga alohida tashrif buyurishingiz mumkin.
- Buni kamida 6-7 kun oldin bajarganingizga ishonch hosil qiling, shunda sizning jamoangiz a'zolari o'z hissalarini qo'shishlari mumkin. Uchrashuvdan 3-4 kun oldin kun tartibini aniqlab olishni xohlaysiz.
2 -qadam. Asosiy maqsad yoki maqsadlaringizni belgilang
Uchrashuv aniq maqsadga ega bo'lishi kerak, masalan, qaror qabul qilish, ma'lumot almashish, kelajak uchun rejalar tuzish yoki bajarilgan ishlar to'g'risida hisobot berish. Aks holda, siz birinchi navbatda uchrashmasligingiz kerak.
Uchrashuv bir nechta maqsadga ega bo'lishi mumkin. Masalan, siz kelajak haqida qaror qabul qilishingizga yordam beradigan taraqqiyot hisobotlari bilan bo'lishishni xohlashingiz mumkin
3 -qadam. Er -xotin kishidan ko'proq ta'sir qiladigan muammolarga e'tibor qarating
Agar kun tartibidagi masalani 2 kishi uchrashuvi orqali hal qilish mumkin bo'lsa, uni qoldiring. Buning o'rniga, har bir kishi hal qilishi kerak bo'lgan muammolarni hal qilish uchun uchrashuvning qimmatli vaqtidan foydalaning.
- Masalan, agar siz va boshqa odam yangi loyiha haqida yig'ilishlari kerak bo'lsa, buning uchun alohida yig'ilish tashkil qiling.
- Agar siz bir necha kishi hal qiladigan muammo uchun uchrashuvning qimmatli vaqtini sarflasangiz, boshqalar o'z vaqtini behuda sarflayotganingizni his qilishadi. Bundan tashqari, ko'p odamlar bilan uchrashuvlarni rejalashtirish qiyin, shuning uchun imkoniyatdan foydalaning.
4 -qadam. Kun tartibidagi masalalar ro'yxatini siz qamrab olmoqchi bo'lgan narsalarga qisqartiring
Uchrashuvda nima qilish muhimligini birinchi o'ringa qo'ying. Siz hamma narsani qamrab ololmasligingiz mumkin, shuning uchun hamma narsaga e'tibor bering.
- Misol uchun, ehtimol sizda "loyihani bajarish muddati", "taraqqiyot hisobotlari", "yangi loyihalar" va "aqliy hujum" seansi bo'lishi mumkin. Siz yig'ilishda aqliy hujumga vaqtingiz yo'q deb qaror qilishingiz mumkin.
- Katta uchrashuvning asosiy kun tartibiga kirmaydigan ishlarni bajarish uchun sizga kichikroq uchrashuvlarni rejalashtirishingiz kerak bo'lishi mumkin.
Qadam 5. Avval eng muhim mavzularni rejalashtiring
Uchrashuvlarni rejalashtirayotganda, jadvalni eng muhim mavzular bilan oldindan yuklash yaxshi siyosatdir. Bu har bir kishi uchrashuvning boshida eng charchagan va charchagan paytda muhim mavzularni muhokama qilish imkoniyatini beradi.
- Masalan, siz qarorlar qabul qilish jarayonini oldinga qo'yishingiz mumkin (agar siz qaror qabul qilish uchun bajarilgan ishlar to'g'risidagi hisobotni eshitmasangiz).
- Bundan tashqari, agar uchrashuv erta tugashi yoki ba'zi ishtirokchilar tugashidan oldin ketishi kerak bo'lsa, siz allaqachon eng muhim mavzularni muhokama qilgan bo'lasiz.
6 -qadam. Har bir elementga qancha vaqt ketishini xaritaga kiriting
Har bir element qancha vaqt ketishini aniq bilmasangiz ham, sizga umumiy fikr kerak. Uchrashuv qancha davom etishini va qancha mavzularni qamrab olish kerakligini unutmang. Eng muhim mavzularga ko'proq vaqt ajratishga harakat qiling.
- Misol uchun, ehtimol siz hisobot uchun 30 daqiqa, muhokama uchun 10 daqiqa va yangi muddatlarga ovoz berish uchun 10 daqiqa vaqt ajratasiz.
- Agar sizda mavzular uchun belgilangan vaqt bo'lmasa, siz kun tartibidan o'tolmaysiz. Uchrashuv oldidan vaqtni o'ylab ko'ring, chunki siz xohlagan hamma narsani ajratilgan vaqtda bera olmasligingizga qaror qilishingiz mumkin.
- Vaqt oralig'ini belgilashda sizning yig'ilishingizga tashrif buyuradigan odamlar sonining omili. Agar sizda 15 kishi bo'lsa va siz mavzuga 15 daqiqa vaqt bersangiz, demak, har bir kishi bir daqiqadan kamroq gapira oladi. Hamma gapirmasa ham, bu juda mos bo'lishi mumkin.
3 -qismning 2 -qismi: Kun tartibini tuzish
Qadam 1. Kun tartibingiz va uchrashuvingiz sarlavhasidan boshlang
Sizning unvoningiz o'quvchiga kun tartibini o'qiyotganini aytishi kerak. Shuningdek, uchrashuv mavzusini tanishtirish kerak. Qaror qabul qilganingizda, sarlavhangizni bo'sh hujjatning yuqori qismiga qo'ying. Sarlavhangizni sodda va aniq qilib saqlang.
- Masalan, sizning sarlavhangiz "Iyul yig'ilish kun tartibi: yangi loyiha g'oyalarini muhokama qilish" yoki "2019 yil avgust yig'ilish kun tartibi: loyiha muddatlarini ko'tarish" bo'lishi mumkin.
- Times New Roman yoki Calibri kabi oddiy, ishbilarmon shriftga rioya qiling.
Qadam 2. Uchrashuvda salomlashish va kutib olish uchun vaqt ajrating
Uchrashuvning bu qismi odamlarga salom aytish imkoniyatini beradi. Bu, shuningdek, siz yoki boshqa yig'ilish rahbarlari uchun yig'ilishni ochish va siz muhokama qiladigan asosiy masalalarni muhokama qilish uchun joy.
- Agar muzokarada bir -birini tanimaydigan ko'p odamlar qatnashsa, siz ham muzdan foydalanishingiz mumkin.
- Agar siz katta yig'ilishning kun tartibini yozayotgan bo'lsangiz, masalan, konferentsiyada, bu qism uchun zarur bo'lgan vaqt muhim bo'lishi mumkin. Kichik ofis yig'ilishida bu qism atigi bir necha daqiqa vaqt olishi mumkin.
- Siz boshida kun tartibini o'zgartirish uchun joy qoldirishingiz mumkin.
3 -qadam. Kun tartibidagi masalalarni jamoa a'zolarini qiziqtiradigan savollar sifatida ifodalang
Kun tartibiga bir nechta so'zlarni kiritganingizda, bu hamkasblaringizni chalkashtirib yuborishi mumkin. Savol kontekstni ta'minlashga yordam beradi va bu ularga oldindan o'ylash imkoniyatini beradi.
- Masalan, "Loyihaning oxirgi muddati" deb yozishning o'rniga, "o'sib borayotgan talabni qondirish uchun loyiha muddatlarini ko'tarish mumkinmi?" Deb yozishingiz mumkin.
- Agar kerak bo'lsa, savol ostiga qisqacha tavsif qo'shing.
4 -qadam. Har bir kun tartibi mavzusi yonida taxminiy vaqtlarni yozing
Vaqtni kiritish shart bo'lmasa -da, bu odamlarga tayyorgarlik ko'rishga yordam beradi. Bu, masalan, agar kerak bo'lsa, ko'proq vaqt talab qilishlariga imkon beradi.
Bu, shuningdek, vaqt qisqa bo'lsa, odamlarga o'z so'zlarini qisqartirish imkoniyatini beradi
Qadam 5. Ro'yxatdagi har bir element uchun jarayon yarating
Jarayon kun tartibining har bir bandiga qanday munosabatda bo'lishingizni belgilaydi. Misol uchun, agar siz loyiha muddatlarini o'zgartirish haqida gapirayotgan bo'lsangiz, har bir kishi mavzuga jarayonning boshqa nuqtasidan kelib chiqadi. Jarayonni o'rnatib, siz hammaga bir sahifada bo'lasiz.
Masalan, kun tartibidagi masalani "o'sayotgan talabni qondirish uchun loyiha muddatlarini ko'tarish mumkinmi?" Sizning jarayoningiz "hozirgi taraqqiyotni muhokama qilish uchun 10 daqiqa bo'lishi mumkin. Ishlab chiqarish samaradorligini oshirish uchun nima kerakligini aniqlash uchun 15 daqiqa. Ijobiy va salbiy tomonlarini tortish uchun 10 daqiqa. Muddatlarni ko'tarish kerakmi yoki yo'qmi, ovoz berish uchun 5 daqiqa" bo'lishi mumkin
6 -qadam. Kun tartibidagi har bir bo'limni kim boshqarishini aniqlang
Uchrashuvning har bir qismini kim boshqarishi kerakligiga e'tibor bering. Bu odam uchun ajablanib bo'lishiga yo'l qo'ymang. Siz buni oldindan hal qilib, keyin uni kun tartibiga yozishingiz kerak.
Agar siz butun yig'ilishni boshqarayotgan bo'lsangiz, shuni ta'kidlash mumkinki, kun tartibining yuqori qismida
7 -qadam. Har qanday maxsus mehmonlar uchun jadvalga vaqt ajrating
Agar biron bir mehmon sizning uchrashuvingizga muhim mavzularni muhokama qilish uchun kelsa, siz uchrashuv vaqtining ko'p qismini bu odamlarga bag'ishlamoqchisiz. Har bir mehmonga bir nechta mavzu muhokama qilinsa ham, ular kun tartibiga bitta kirishni belgilashni rejalashtiradilar, shu orqali ular o'z mavzularini xohlaganicha tartibga sola oladilar.
Mehmonlar bilan suhbatlashish uchun qancha vaqt kerakligini oldindan bilish yaxshidir. Bu tartibsiz nizolarni oldini olishga yordam beradi
8 -qadam. Boshqa biznes uchun ochiq joy qoldiring
Kun tartibining bu qismi oxirida kelishi kerak. Bu sizga yig'ilishda boshqa biror narsani hal qilish kerakmi, deb boshqalardan so'rash imkoniyatini beradi. Bundan tashqari, bu a'zolarga ilgari yoritilgan narsaga qaytish imkoniyatini beradi.
- Siz kun tartibiga kiritganingizda, bu a'zolarga, agar ular muhokama qilishlari kerak bo'lgan narsa sizning kun tartibingizga kirmagan bo'lsa ham, o'z hissalarini qo'shish imkoniyatiga ega bo'lishlarini bildiradi.
- Savol va javoblar uchun vaqtni ham shu bo'limga qo'shishingiz mumkin.
3 -qismning 3 -qismi: Kun tartibini tuzish
Qadam 1. Uchrashuv tafsilotlarini kun tartibiga qo'shing
Uchrashuv vaqti, sanasi va joyini kiriting. Shuningdek, yig'ilishda ishtirok etadigan har kimning ismini qo'shing. Shunday qilib, odamlar u erda kim bilan bog'lanishlari mumkinligini oldindan bilishadi.
- Odatda u erda bo'lardi, lekin bu uchrashuvga kela olmaydigan odamlarni ham qo'shgan ma'qul. Ular qatnasha olmasligini aniq ayting.
- Agar yig'ilishda sizning hududingiz bilan tanish bo'lmagan odamlar bo'lsa, xaritani yoki yo'nalishlarni kiriting.
Qadam 2. Uchrashuv uchun bajarilishi kerak bo'lgan har qanday oldingi ishlarga e'tibor bering
Balki sizning hamkasblaringiz oldindan o'qishi kerak bo'lgan biror narsa bor yoki ularga yechim izlash kerakdir. Siz ularni ba'zi muammolar haqida o'ylashlarini xohlashingiz mumkin.
Kun tartibining pastki qismida bo'sh joy yarating. Qatnashuvchilar ko'rishi uchun uni qalin shrift yoki ajratib ko'rsatish bilan ajratib ko'rsatish
3 -qadam. Kun tartibini tarqatishdan oldin xatolar borligini tekshirib ko'ring
Ba'zi ishtirokchilar yig'ilish kun tartibiga tayanib qolishlari mumkinligi sababli, uni tarqatishdan oldin uni xatolar va to'liqlik uchun tuzatish oqilona bo'ladi. Bu faqat ishtirokchilarga xushmuomala bo'lish emas; bu sizning tafsilotlarga bo'lgan e'tiboringizni va ularga bo'lgan hurmatingizni ijobiy aks ettiradi.
4-qadam. Uchrashuvdan 3-4 kun oldin kun tartibini yuboring
Hamkasblaringizga kun tartibini ko'rishga ruxsat berish ularga tayyorgarlik ko'rish imkoniyatini beradi. Siz uni juda erta yubormoqchi emassiz, chunki u aralashishda yo'qoladi.
Konferentsiyalarda katta yig'ilishlar uchun, kun tartibini bir necha oy oldin chiqarishingiz kerak bo'lishi mumkin
Maslahatlar
- Matn protsessoriga kiritilgan shablonni ishlatib ko'ring. Microsoft Office, Mac uchun sahifalar va boshqalar kabi ko'plab so'zlarni qayta ishlash dasturlarida uchrashuvlar kun tartibi bo'lishi mumkin bo'lgan shaxsiy va professional hujjatlar uchun shablonlar mavjud. Ushbu andozalar professional hujjatni tayyorlashni tez va oson qiladi.
- Agar sizning kompaniyangiz kun tartibi uchun maxsus shaklga ega bo'lsa, ushbu shaklni shablon sifatida ishlating.
- Kun tartibiga rioya qiling, lekin moslashuvchan bo'ling. Vaqtni kuzatib, uchrashuvingiz jadvalda qolishiga ishonch hosil qiling. Imkoniyatga ega bo'lgach, muloyimlik bilan: "Agar biz bu erdan o'z vaqtida chiqib ketishni istasak, keyingi mavzuga o'tishimiz kerak", - kabi gaplarni aytib, oldinga siljiting.