Loyihani boshqarish to'g'risidagi hisobot - bu biznes -loyihani va uni bajarish uchun jamoaning qadamlarini tasvirlaydigan hujjat. Hisobot loyihaning asosiy ishtirokchilari bilan baham ko'riladi. Hamma bir sahifada bo'lsa, hamma birgalikda loyihaning maqsadini amalga oshirishi mumkin. Hisobot odatda loyiha rejasini, jamoaning vazifalarini, rejalashtirilgan vaqt jadvalini va byudjetni o'z ichiga oladi. Tashkilot, aniqlik va jamoa a'zolarining yordami bilan siz loyihani boshqarishning samarali hisobotini osongina tuzishingiz va uning maqsadlariga erishish yo'lida ishlashingiz mumkin.
Qadamlar
3dan 1 qism: Ma'lumot yig'ish
1 -qadam. Loyihaning maqsadini aniqlang
Loyihani boshqarish hisoboti loyihaning ko'lamini va yakuniy maqsadini ko'rsatishi kerak. Maqsadni tushunish, bu loyiha qondirmoqchi bo'lgan ehtiyojlarni tushunishning kalitidir. Siz va tinglovchilaringiz uchun hisobotingiz samaradorligini oshirish uchun loyihaning maqsadi to'g'risida aniq tasavvurga ega bo'lishingiz muhim.
O'zingizdan so'rang: "Bu mening kompaniyamga, mijozimizga yoki jamoamizga qanday yordam beradi? Bu loyiha boshqa sohalarga ham ijobiy ta'sir ko'rsatadimi?” Umumiy ko'lamni tushunish ushbu loyiha sizga va boshqalarga qanday foydali bo'lishi mumkinligini tushunishga yordam beradi
2 -qadam. O'z auditoriyangizni aniqlang
Hisobotni kim o'qishini va undan nimani o'rganishni xohlashlarini biling. Ba'zi tafsilotlar ma'lum auditoriya uchun g'ayrioddiy bo'lishi mumkin, boshqalarga esa batafsil ma'lumot berilishi kerak. O'quvchilaringizni aniqlash, loyiha hisobotining mazmunini ko'rsatadi.
Ba'zi auditoriya sizning ish muhitingizda tez -tez ishlatiladigan til, atamalar va jargonlarni bilmasligi mumkin. Agar siz mijoz uchun hisobot yozayotgan bo'lsangiz, masalan, uzoq tushuntirishlarni talab qiladigan texnik jargonlardan qoching. Buning o'rniga, loyiha doirasi va vaqt jadvalini osongina tasvirlaydigan ovoz bilan yozishni rejalashtiring
Qadam 3. Tarkiblar jadvalini yarating
Tarkiblar jadvali, asosan, tomoshabinlar uchun oson o'qiladigan konturni taqdim etadi. Bir qarashda, o'quvchi hujjatning tuzilishi va mohiyatini tezda tushunishi mumkin. Tarkiblar jadvali band o'quvchilarga o'zlari uchun muhim bo'lgan ma'lumotlarni tez va samarali topishga yordam beradi.
Ehtimol, hisobotni o'qiyotgan investor birinchi navbatda byudjetni qayta ko'rib chiqishni xohlar. Jadvalda byudjet qayerda ekanligini ko'rsatish investorni kerakli ma'lumotga yo'naltirishga yordam beradi
4 -qadam. Boshlig'ingiz bilan gaplashing
Loyihani boshqarish hisobotidan nimani kutayotganingizni tushunish uchun rahbaringiz bilan uchrashuv o'tkazing. Sizning rahbaringiz hisobotga kiritmoqchi bo'lgan alohida qiziqishlar, xavotirlar yoki tafsilotlarga ega bo'lishi mumkin. Sizning rahbaringiz, shuningdek, hisobot qancha vaqt bo'lishi kerakligini va sizning kompaniyangiz ushbu turdagi hisobotlarni talab qiladigan maxsus formatlar mavjudligini tushuntirishi mumkin. Hisobotingiz aniq va foydali bo'lishi uchun iloji boricha ko'proq foydali ma'lumotlarni to'plashga harakat qiling.
Hisobotga nimani kiritish kerakligini rahbaringizdan so'rang. «Men o'tgan yilgi tadqiqot natijalarini loyihaning kirish qismiga kiritishni o'ylardim. Sizningcha, bu o'quvchilarga loyihaning maqsadlarini tushunishga yordam beradimi?” Sizning rahbaringiz jarayonning boshida sizga fikr bildirish imkoniyatini qadrlaydi
3dan 2 qism: Hisobotni formatlash va yozish
Qadam 1. Ijroiy xulosani taqdim eting
Boshqaruv xulosasi loyihani boshqarish hisobotining boshida taqdim etiladi. Bu xulosa o'quvchiga loyihaning maqsadi va jamoaning topilmalari, taraqqiyoti, kutilayotgan to'siqlar va vaqt jadvalining qisqacha ko'rinishini beradi. O'quvchilar xulosani ko'rib chiqishlari va loyihaning umumiy jarayonini tushunishlari kerak.
Loyihaning ahamiyatini va uning asosiy maqsadini qisqacha bayon qiling. "Ushbu loyiha mijozning o'z sohasidagi ta'sirini kengaytiradi va bu sohadagi qondirilmagan ehtiyojni qondiradi."
2 -qadam. Kirish yozuvini yozing
Kirish loyihaning mohiyatini, uning umumiy maqsadini va kompaniya, mijoz yoki jamiyat uchun loyihaning qiymatini tasvirlab berishi kerak.
- Kerakli tafsilotlarni qurbon qilmasdan iloji boricha qisqacha gapiring. Sizning tinglovchilaringiz vaqt o'tishi mumkin. Xabaringizni uzun paragraflar o'rniga bir nechta jumlalar yoki o'qlar bilan etkazishga harakat qiling.
- Agar siz kitob nashr qilmoqchi bo'lsangiz, asosiy ma'lumot o'quvchi uchun ravshan bo'lishi uchun "kitob sayohati sentyabr oyida boshlanadi" va "bayram savdosi 15%ga oshishi kutilmoqda" kabi muhim ma'lumotlarni o'q nuqtalarida yozing.
Qadam 3. Metodika bo'limidagi asosiy ma'lumotlarni tushuntiring
Siz tegishli statistikani va sizning loyihangiz ehtiyojlarini qondiradigan sifatli kuzatuvlarni tavsiflovchi ma'lumotlarni taqdim etishingiz kerak. O'quvchiga sizning loyihangiz nima uchun muhimligini, u qandaydir muammoga qanday javob berishini va u sizning kompaniyangizning talablariga yoki mijozning talablariga qanday javob berishini tushunishini osonlashtiring.
Agar sizning loyiha maqsadingiz kompaniyaga ma'lum bir hududda moda do'konini ochishga yordam berish bo'lsa, masalan, yaqin raqobatni tavsiflovchi ma'lumotlarni taqdim eting. "Mahalliy savdo markazidan 15 mil radiusda raqobatchilar yo'q. Bu joyda do'kon ochilishi mijozimizga umumiy savdo hajmining oshishini ta'minlaydi”. Bu kabi ma'lumotlar o'quvchiga ma'lum bir ehtiyojni qondirish imkoniyati borligini tushunishga yordam beradi
4 -qadam. Loyiha uchun zarur bo'lgan resurslarni sanab bering
Loyihaning maqsadlariga erishish uchun foydalaniladigan ishchi kuchi, asboblar va resurslarni tasvirlab bering. Qaysi bo'limlar rejaning muayyan jihatlari uchun javobgarligini va ular qanday dasturlar yoki ma'lumotlardan foydalanayotganini qisqacha ta'riflash uchun ushbu bo'limdan foydalaning. Bu bo'limda, shuningdek, loyihaning tashqi manbalaridan olinadigan har qanday elementlari tasvirlanishi mumkin. O'quvchi ma'lum natijalarga kim javobgarligini tushunishi kerak.
Qadam 5. Loyihalangan yoki ajratilgan byudjetni taqdim eting
Byudjet tafsilotlarini ko'rsatadigan va mablag 'qayerga ketayotganini tasvirlaydigan grafik yoki grafikni taqdim eting. E'tibor bering, agar rejalashtirilgan byudjet loyiha resurslarini etarli darajada moliyalashtirsa. Loyihaning ajratilgan byudjet doirasida bajarilishi yoki tugamasligini kiritish ham muhim.
Qadam 6. Loyihaning vaqt jadvalini qo'shing
Loyihangizni bajarishga qancha vaqt ketishini va loyihaning barcha muhim bosqichlarini o'z ichiga oladi. Ushbu bo'limda siz loyihaning umumiy salomatligi va uning qanday ketayotganini ham qo'shishingiz mumkin. O'quvchiga loyihangiz maqomini tezda tushunishni osonlashtiring.
Agar siz loyihaning o'rtasida bo'lsangiz, loyihaning yakunlanishini va siz muddatidan oldinroq yoki yo'qligini tavsiflovchi foizni kiriting
7 -qadam. Loyihadagi qiyinchiliklarni tasvirlab bering va ularni hal qiling
Sizning loyihangiz kutilgan qiyinchiliklarga yoki kutilmagan to'siqlarga duch kelishi mumkin. Qiyinchiliklar resurslarning etishmasligi, kutilmagan to'siqlar, mexanik yoki texnik nosozliklar yoki boshqa kechikishlar bo'lishi mumkin. Yechimlarni tasvirlab bering va loyihadagi qiyinchiliklarni bartaraf etish uchun nima kerakligini qisqacha tushuntiring.
Agar kutilgan kechikish bo'lsa, uni ushbu bo'limda ayting. "Yangi binoning qurilishi yanvar oyida sezilarli darajada sekinlashishi mumkin, chunki sovuq harorat xavfli ish sharoitlarini yaratishi mumkin." O'quvchingizga vaqt jadvalini shunday kutilgan kechikishlar hisobiga moslashtirganingizni xabar bering
8 -qadam. Hisobot xulosasini tuzish
Xulosa yordamida o'quvchiga eng muhim masalalar va loyihaning maqsadi haqida qisqacha eslatib turing. Xulosa qilib, loyihangizning oldinga siljishi va maqsadlariga e'tibor qarating.
O'quvchingizga kelajakda nima kerakligini eslatib qo'ying. "Donorlarimizning o'z vaqtida qo'llab -quvvatlashi bilan, loyiha o'z vaqtida va byudjet asosida kelgusi may oyiga qadar yakunlanishi kerak." Ehtiyojlarni ta'kidlash loyihani o'z vaqtida bajarilishini ta'minlashga yordam beradi
3 -dan 3 -qism: Hisobotingizni jilovlash
Qadam 1. O'quvchilar e'tiborini yo'naltirish uchun formatlash usullaridan foydalaning
Loyihaviy hujjatning faqat ayrim jihatlari bilan qiziqqan o'quvchilarga vaqtni tejash uchun hisobot davomida sarlavhalar va o'qlar bilan aniq toifalarni taqdim eting.
2 -qadam. Hisobotni vizual tarzda qiziqarli qiling
Hisobot davomida grafikalar, jadvallar va boshqa raqamlardan foydalanish asosiy fikrlarni ko'rsatishga, takrorlanishni kamaytirishga va o'quvchining vizual qiziqishini ta'minlashga yordam beradi. Har bir grafikni belgilang va o'qilishi oson bo'lgan kalitni bering.
O'quvchiga vaqtni tejang va raqamlarni hisobot oxirida emas, balki matnning tegishli qismlari yoniga qo'ying. O'quvchi sahifalarni varaqlamasdan matnni ham, jadvalni ham oson ko'rib chiqishi mumkin bo'ladi
Qadam 3. Dastlabki hisobotni loyiha guruhi a'zolariga tarqatish
Bu, ayniqsa, loyiha hisobotini boshqa bo'limlarga, rahbariyatga yoki mijozlarga tarqatishdan oldin muhim qadamdir. Jamoa a'zolari sizning e'tiboringizni etishmayotgan muhim tafsilotlarga qaratishi mumkin. Ular, shuningdek, tushunarsiz va tushunish qiyin bo'lgan bo'limlarni ko'rsatishga yordam berishi mumkin.
Jamoa a'zolarining hissalarini qo'shish uchun hisobotni qayta ko'rib chiqing. Qaysi tafsilotlarni kiritish kerakligi haqida o'z fikringizdan foydalaning
4 -qadam. Hisobotni tuzatish
Sizning hisobotingiz toza, aniq va formatlash muammolari, imlo va grammatik xatolardan xoli bo'lishi kerak. Yaxshi tashkil etilgan va xatosiz hisobot chalg'ituvchi fikrlarni kamaytiradi va o'quvchilaringizga hisobotingizning asosiy fikrlariga e'tibor qaratish imkonini beradi. Xuddi shu hujjatni bir necha marta o'qish, ba'zi xatolarni e'tiborsiz qoldirishi mumkin, shuning uchun guruh a'zosidan hujjatni tuzatishni so'rang.
Maslahatlar
- Hisobot yozayotganda loyihani jamoadoshlaringiz bilan muhokama qiling. Boshqalarning nuqtai nazari va nuqtai nazarini, ularning ehtiyojlari va maqsadlarini hisobga olgan holda, siz loyihani boshqarish hisobotiga kiritmoqchi bo'lgan ba'zi tafsilotlarga ta'sir ko'rsatishi mumkin.
- Agar sizning kompaniyangiz loyihalarni boshqarish hisobotlari uchun maxsus format yoki shablonga ega bo'lsa, ushbu ko'rsatmalarga rioya qiling.