Qabul qilishni qanday tashkil qilish kerak: 9 qadam (rasmlar bilan)

Mundarija:

Qabul qilishni qanday tashkil qilish kerak: 9 qadam (rasmlar bilan)
Qabul qilishni qanday tashkil qilish kerak: 9 qadam (rasmlar bilan)

Video: Qabul qilishni qanday tashkil qilish kerak: 9 qadam (rasmlar bilan)

Video: Qabul qilishni qanday tashkil qilish kerak: 9 qadam (rasmlar bilan)
Video: 30ta maxfiy sir клавиатурадаги 30та махфий сир 2024, Qadam tashlamoq
Anonim

Kvitansiyalarni tartibga solish juda qiyin vazifa bo'lib tuyulishi mumkin, ayniqsa, agar sizda qog'oz varaqlari butun uyingizda yotsa. Kvitansiyalarni saralashning to'g'ri yoki noto'g'ri usuli bo'lmasa -da, siz uy yoki ofisingizga qaysi biri mos kelishini aniqlash uchun turli tashkiliy usullar bilan tajriba o'tkazishingiz mumkin. Agar siz qog'oz kvitansiyalarni ushlab turishni xohlasangiz, ularni bitta maydonda to'plang va saralang. Agar siz tasmalaringizni osonroq saralashni va ularga kirishni xohlasangiz, ularni tartibga solish uchun kompyuter yoki smartfondan foydalaning.

Qadamlar

2 -usul 1: Qog'oz tushumlarini yig'ish

Qabul qilishni tartibga solish 1 -qadam
Qabul qilishni tartibga solish 1 -qadam

Qadam 1. Kvitansiyalarni muntazam ravishda ko'rib chiqing, shunda ular to'planib qolmaydi

Haftalik yoki oylik kvitansiyalarni saralang va keraksizlarini olib tashlang. Umumiy qoida sifatida, har qanday tibbiy hisob -kitoblar, kredit karta hisoblari, bank hisobvaraqlari va boshqa umumiy hisob -kitoblarni taxminan 1 yil saqlang.

Bu qoida soliq deklaratsiyalari, hisobvaraqlar va kredit hujjatlari kabi muhim fayllarga taalluqli emas. Bularni qo'lda saqlang

Qabul qilishni tartibga solish 2 -qadam
Qabul qilishni tartibga solish 2 -qadam

Qadam 2. Kvitansiyalaringizni bog'lovchi yoki topshiriladigan shkafda saqlang

Agar sizda kvitansiyalar ko'p bo'lmasa, ularni jildda saqlang. Bog'lovchini varaq himoyachilari bilan to'ldiring, so'ngra kvitansiyalarni himoyachilarga o'tkazing. Agar sizda ko'plab kvitansiyalar bo'lsa, hujjatlarni saqlash kabineti - bu saqlash uchun yaxshiroq echim.

  • Tashkilotning qo'shimcha qatlamini qo'shish uchun, kvitansiyalarni yaxshiroq saralash va tartibga solish uchun yorliqli bo'laklardan foydalaning.
  • Agar sizning uyingiz kichik bo'lsa, 1dan 1gacha 12 (2,5 dan 3,8 sm gacha) bog'lovchi yaxshi ishlaydi. Agar siz biznes uchun ishlayotgan bo'lsangiz, 3 dyuymli (7,6 sm) bog'lovchi yaxshiroq bo'lishi mumkin.
  • Belgilangan bo'linmalardan foydalanish kvitansiyalaringizni toifasi, sanasi yoki nomi bo'yicha tartibga solish imkonini beradi.
Qabul qilishni tartibga solish 3 -qadam
Qabul qilishni tartibga solish 3 -qadam

Qadam 3. Xarajatlaringizni kuzatib borish uchun tushumlaringizni xronologik tartibda saralash

Kvitansiyalarni sana bo'yicha o'rganishga yordam beradigan etiketkalash tizimidan foydalaning. Vaqti -vaqti bilan tab bo'luvchilarini yoki papkalarini belgilang, shunda siz ma'lum kvitansiyalarga osonroq kirishingiz mumkin. Agar sizda kvitansiyalar ko'p bo'lmasa yoki siz kichik uy xo'jaliklarining a'zosi bo'lsangiz, fayllaringizni yil bo'yicha saralashga harakat qiling. Agar siz yirik korxona yoki tashkilotni boshqarayotgan bo'lsangiz, tushumlaringizni oy yoki hafta bo'yicha tartibga solishingiz kerak bo'ladi.

Masalan, agar siz kvitansiyalarni tartibga solish uchun biriktirgichdan foydalansangiz, siz tablarni ajratuvchilarni yil bo'yicha tartibga solishingiz mumkin. Agar siz hujjat topshirish kabinetidan foydalansangiz, yilning har oyini ko'rsatish uchun alohida papkalardan foydalanishingiz mumkin

Qabul qilishni tartibga solish 4 -qadam
Qabul qilishni tartibga solish 4 -qadam

4 -qadam. Nimaga qancha sarflayotganingizni ko'rish uchun kvitansiyalaringizni toifalarga ko'ra tartiblang

Eski kvitansiyalarni varaq himoyachilariga yoki papkalarga joylashtirishdan oldin, varaqlarni turli xil qoziqlarga saralang, shunda siz ba'zi narsalarga qancha pul sarflayotganingizni bilib olasiz. Fayllaringizni tartiblaganingizdan so'ng, kvitansiyalarni kerakli joylarga joylashtiring va taqsimlang.

  • Masalan, agar siz uy xarajatlarini kuzatayotgan bo'lsangiz, tushumlaringizni oziq -ovqat, gaz pullari, kiyim -kechak va boshqa zarur narsalar kabi toifalarga ajratishingiz mumkin.
  • Agar siz katta biznesni boshqarayotgan bo'lsangiz, tushumlaringizni bank, kredit hisoblari va sug'urta to'lovlari bo'yicha saralashingiz mumkin.
Qabul qilishni tartibga solish 5 -qadam
Qabul qilishni tartibga solish 5 -qadam

Qadam 5. Agar siz narsalarni alifbo tartibida yoqtirsangiz, kvitansiyalarni nom bo'yicha tartibga soling

Siz uchun mantiqiy bo'lgan fayl tizimida foydalanish uchun turli toifalar yoki guruhlarni tanlang. Agar siz katta oiladan bo'lsangiz yoki ish bilan shug'ullansangiz, kvitansiyalarni uy xo'jaliklari yoki hamkasblaringiz nomlari bo'yicha saralashingiz osonroq bo'lishi mumkin.

Kattaroqlarni katta papkada alifbo tartibida saralash. Masalan, agar sizda "Oziq -ovqat xarajatlari" toifasi bo'lsa, siz kvitansiyalarni shunday saralashingiz mumkin: Applebees, Bob's Bakery, Burger King va boshqalar

2 -ning 2 -usuli: Kvitansiyalarni raqamli tarzda yuklash

Qabullarni tartibga solish 6 -qadam
Qabullarni tartibga solish 6 -qadam

Qadam 1. Eski kvitansiyalarni skanerlang, shunda siz varaqlarni qayta ishlashingiz mumkin

Kichkina skanerga sarmoya kiriting, siz eski kvitansiyalarni o'tkazishingiz mumkin. Kompyuteringiz yoki noutbukingiz yonida operatsiya markazini yarating, so'ngra har hafta yoki har oy vaqtingizni kvitansiyalarni raqamli interfeysga skanerlash va yuklashga bag'ishlang. Qog'oz kvitansiyalarini kompyuter yoki noutbukda muvaffaqiyatli skanerdan o'tkazmaguningizcha tashlamang.

  • Agar qo'lda skaner bo'lmasa, telefoningizga skanerlash dasturini o'rnating. Bu ilovadan foydalanib, kvitansiyaning rasmini olasiz. Bozorda ba'zi ajoyib ilovalar - Scanable, Scanner Pro, CamScanner va Genius.
  • Oson kirish va olish uchun, barcha skanerlaringizni PDF formatiga o'tkazishga harakat qiling.
Qabul qilishni tartibga solish 7 -qadam
Qabul qilishni tartibga solish 7 -qadam

Qadam 2. skanerlaringizni raqamli papkalar va pastki papkalarga saralash

Aniq va samarali sarlavhali raqamli papkalarni yarating. Agar sizda xronologik topshirish tizimi bo'lsa, oy yoki yil bilan belgilangan papkalarni yarating. Agar sizda alifbo tartibida hujjat topshirish tizimi mavjud bo'lsa, harflar asosida papkalar yasashni o'ylab ko'ring. Ushbu katta papkalarda, kvitansiyalaringizni batafsil tartibga solish va tasniflashga yordam beradigan aniqroq pastki papkalarni yarating.

  • Misol uchun, agar siz fayllarni tasniflash tizimidan foydalansangiz, papkalaringizdan birini "oziq -ovqat" deb belgilang. Ushbu papkada turli do'konlar bilan bog'liq bo'lgan pastki papkalarni yarating.
  • Agar siz xronologik hujjat topshirish tizimidan foydalansangiz, sizda "2020" deb nomlangan papkaga ega bo'lishingiz mumkin, keyin yanvar, fevral va hk deb yozilgan pastki papkalarga ega bo'lishingiz mumkin.
Qabul qilishni tartibga solish 8 -qadam
Qabul qilishni tartibga solish 8 -qadam

Qadam 3. Fayllaringizni sana bo'yicha belgilang, shunda siz ularga tezda kira olasiz

Keyinchalik kvitansiyani topish va unga murojaat qilishni osonlashtiradigan samarali stenografiya haqida o'ylab ko'ring. Agar siz xronologik hujjat topshirish tizimini afzal ko'rsangiz, yilni, keyin ma'lum sanani sanab o'ting. Agar sizga toifali hujjat topshirish yoqsa, siz kvitansiyani do'kon nomi va sotib olingan sana bilan belgilashingiz mumkin. Siz va oilangiz uchun eng mos keladigan tizimni topmaguningizcha, turli yorliq nomlari bilan tajriba o'tkazing.

  • Masalan, siz "Jan_04_2019" kabi alohida fayllarni belgilashingiz yoki "Supermarket_Jan_04" kabi biror narsani sinab ko'rishingiz mumkin.
  • Agar siz toifali yoki alifbo tartibidagi fayl tizimini tanlasangiz, siz papkalarni "Albertson Grocery Run 1/14" yoki shunga o'xshash deb belgilashingiz mumkin.
  • Ba'zi kompyuterlar sizga fayllarni rang bo'yicha belgilash va belgilash imkonini beradi. Agar sizning kompyuteringiz yoki noutbukingiz bu xususiyatga ega bo'lsa, kvitansiyalarni yaxshiroq tartiblash uchun undan foydalanib ko'ring. Masalan, siz oziq -ovqat kvitansiyalarini yashil belgi bilan, gaz kvitansiyangizni esa ko'k yorliq bilan belgilashingiz mumkin.
Qabul qilishni tartibga solish 9 -qadam
Qabul qilishni tartibga solish 9 -qadam

Qadam 4. Skanerlaringizni himoya qilish va himoya qilish uchun kompyuteringizda zaxira nusxasini yarating

Bo'sh USB tayoqchasini oling va uni kompyuter yoki noutbukga joylashtiring. Kvitansiya fayllarini kompyuterdan saqlash kartasiga ko'chirish va joylashtirish uchun kursorni ishlating. Kvitansiyalaringizning zaxira nusxasi bo'lishi uchun bir necha oyda bir marta bu saqlash kartasini yangilab turing.

Buning uchun tashqi qattiq disk ham ishlashi mumkin

Variant:

Agar siz kompyuterdan foydalanishni xohlamasangiz, kvitansiyani skanerlash dasturini yuklab oling. Skanerlash xususiyatiga ega va yuklangan kvitansiyalarni ilova ichida saqlashga imkon beradigan mobil ilovalarni qidiring. Ushbu turdagi tizim mavjud bo'lganda, siz tushumlaringizni yo'lda skanerlashingiz va saralashingiz mumkin. Kvitansiyani skanerlashning ba'zi mashhur ilovalari-bu Expensify, ABUKAI xarajatlari, Quickbook, to'lqinlar bo'yicha qabullar va sertifikatlash xarajatlari.

Tavsiya: